All'atto della costituzione dell'attore, o, se questi non si è costituito, all'atto della costituzione del convenuto, su presentazione della nota d'iscrizione a ruolo, il cancelliere iscrive la causa nel ruolo generale.
Contemporaneamente il cancelliere forma il fascicolo d'ufficio, nel quale inserisce la nota d'iscrizione a ruolo, copia dell'atto di citazione delle comparse e delle memorie in carta non bollata e, successivamente, i processi verbali d'udienza, i provvedimenti del giudice, gli atti di istruzione e la copia del dispositivo delle sentenze.
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Giurisprudenza sull'art. 168 c.p.c.
Cass., massima sentenza n. 15123 del 04.07.2007
Come rivelano sia la stessa previsione alternativa dell'iscrizione ad iniziativa dell'attore o del convenuto, sia il disposto del secondo comma della norma, là dove fa riferimento alla formazione di un unico fascicolo d'ufficio, nel quale devono essere inseriti gli atti processuali, l'art. 168 c.p.c. consente che, in relazione ad una determinata controversia, abbia luogo una sola volta l'iscrizione a ruolo, quale atto con cui si determina la presa di contatto con l'ufficio presso il quale viene incardinata. Ne consegue che, qualora dopo una prima iscrizione a ruolo ne sia seguita una seconda, per non avere la cancelleria del giudice adìto rilevato l'esistenza della prima iscrizione, e la parte che vi ha proceduto, non essendovi stata riunione, sia stata considerata contumace nel procedimento conseguito alla prima iscrizione, si verifica in quest'ultimo procedimento una nullità che si comunica allo svolgimento successivo del procedimento ed alla sentenza, senza che in contrario rilevi che la nullità sia stata provocata dall'omessa attività di controllo del cancelliere, sia stata essa scusabile o meno e sia stata o meno indotta in qualche modo da un comportamento di chi abbia proceduto alla prima iscrizione, poiché anche in quest'ultimo caso la nullità è pur sempre da ascrivere alla detta attività del cancelliere.
n tema di procedimento civile, la temporanea assenza del fascicolo d'ufficio non esonera la parte dall'obbligo di osservare il termine perentorio assegnatole dal giudice ex art. 184 bis c.p.c., giacchè il deposito delle istanze istruttorie può essere effettuato in cancelleria con annotazione del cancelliere della mancanza del fascicolo e con la formazione, autorizzata dal giudice, di un fascicolo provvisorio.